Tel: +31 (0)76-5324275 of contact verkoop PageFreezer Facebook PageFreezer Google plus PageFreezer Linkedin PageFreezer Twitter PageFreezer YouTube

Blog

Het einde van email en dan?

Door het gebruik van sociale media kanalen treedt er binnen organisaties ook een belangrijke verandering op: de verschuiving van het gebruik van email naar het gebruik van enterprise social media kanalen zoals Microsoft Yammer, Slack en recentelijk veroverd ook Workplace by Facebook een plaats bij grote organisaties zoals Walmart. Voor organisaties die te maken hebben met strenge compliancy regels heeft dit de nodige gevolgen. Was het voorheen mogelijk om met  e-discovery software antwoorden te vinden op vragen die via een emailcorrespondentie te herleiden zijn. Nu moeten andere maatregelen genomen worden om dit “gat” te dichten. PageFreezer archiveert niet alleen de externe sociale media kanalen maar is ook partner van Microsoft en Facebook. Via officiële API’s worden de conversaties online realtime gearchiveerd en doorzoekbaar gemaakt. Zo wordt het gebruiksgemak van enterprise sociale media ook aan de achterkant bij het archiveren zonder omkijken ondersteund! En nog een groot voordeel: alle webcommunicatie wordt zorgvuldig bewaard zodat met een eenvoudige zoekopdracht alle informatie bij elkaar beschikbaar is! Meer weten over onze Workplace by Facebook oplossing? Neem contact op via sales@pagefreezer.com

Gedoe met Whatsapp

De afgelopen dagen zijn verschillende berichten in het nieuws gekomen over de dienstverlening van gemeentes naar burgers via Whatsapp. Men maakt hierbij gebruik van een service die door een derde partij wordt aangeboden. Vorig jaar moest het bedrijf WaterMelon stoppen met deze dienst op last van Facebook en ging daarna failliet. Verschillende bedrijven claimen een gegarandeerde oplossing te hebben, maar dat hebben ze niet. PageFreezer archiveert inmiddels heel veel sociale media kanalen maar Whatsapp behoort daar niet toe. Wij archiveren alleen als we gebruik kunnen maken van een officiële API die door de leverancier beschikbaar wordt gesteld. Deze regel passen wij toe om te garanderen dat het archiveren goed gaat en niet wordt geblokkeerd door de “uitgever”. Het goede nieuws is dat Whatsapp nu inderdaad met een zakelijke service gaat komen. KLM is een van de pilotgebruikers. We verwachten dat de API nu ook snel beschikbaar gaat komen zodat ook deze klantcommunicatie zorgvuldig kan worden vastgelegd.    

MiFID komt eraan en raakt alle financiële dienstverleners in Europa

In 2011 startte het Europees Parlement een project met als doel de financiele markt transparanter te maken en de klanten en investeerders in deze markt beter te beschermen. Een van de resultaten daarvan is MiFID II, regelgeving die met name ook ingaat op het vastleggen van de communicatie tussen het bedrijf en haar stakeholders. PageFreezer heeft een (engelstalig) rapport geschreven die ingaat op de relatie tussen MiFID en het vastleggen van communicatie via websites en (corporate) sociale media accounts. U kunt dit rapport hier aanvragen.

Verbeterde PDF export mogelijkheden

Het is nu mogelijk een complete export te maken van sociale media berichten in PDF binnen een bepaalde datumrange, inclusief de conversaties die samenhangen met het bericht zoals “likes”, commentaar en de complete metadata die bij het bericht horen. PDF bestanden kunnen gemakkelijk worden gebruikt om informatie met derden te delen.
Tot de nieuwe export mogelijkheden in pdf behoort ook:

  • Het benoemen van een titel
  • Het creëren van een datumrange
  • Het selecteren van een “view”
  • Het benoemen van de status van de post (versies, verwijderd etc)
pdf-export-1 pdf-export-2

Nieuwe management dashboard

Het nieuwe dashboard is uitgebreid met rol- en groeps management. Zo kunt u sneller taken toewijzen, verantwoordelijkheden benoemen en het toegangsbeheer regelen.

access_rights

Wijzigingen worden voortaan bijgehouden

Wijzigingen worden voortaan bijgehouden

Deze functie die we al eerder doorvoerden bij onze websitearchieven is nu ook beschikbaar voor sociale media berichten.

Snel zien wanneer een bericht is gewijzigd (gemarkeerd in groen) of is verwijderd (rood). Ook het vergelijken van een bericht via de calenderfunctie is nu mogelijk.

zoom

Hiermee bent u beter “in control” en kunt u snel de historie van een bericht verantwoorden.

Verbeterde zoekfilters leveren sneller resultaat op

We hebben onze zoekinterface aangevuld met extra filters en velden zodat het nog makkelijker wordt om snel een gearchiveerd sociale media bericht terug te vinden

search-results-compliance-1

U kunt nu zoeken per sociale media kanaal, op wijzingen, op datum range en op de verschillende sociale media account om uw zoekresultaten te versnellen en te verbeteren.

Rapport: De groei van Enterprise Sociale Media Netwerken

De laatste jaren heeft zich een groeiende stroom van sociale media kanalen ontwikkeld zoals Twitter, Facebook, Instagram en Snapchat. Hun populariteit hebben zeker ook geleid tot de ontwikkeling van sociale media kanalen die binnen de organisatie worden gebruikt. Yammer en Facebook Workplace zijn hiervan bekende voorbeelden. In veel gevallen vervangen deze kanalen andere communicatiemogelijkheden zoals e-mail. Dit heeft consequenties vanuit informatiemanagement en compliancy. PageFreezer heeft onlangs met behulp van Gartner research een rapport  (engelstalig) gepubliceerd: “The Rise of Enterprise Social Media Networks”. Met meer dan 2,3 miljard online gebruikers, is 70% van de bedrijven van plan op Enterprise Sociale Media in te zetten in het komende jaar. Dat meldt Gartner Research in 2016 in haar jaarlijkse rapportage. Als een van de grootste sociale media archief dienstverleners heeft PageFreezer een rapport opgesteld waarin wij uitleggen wat de impact is van het verschuiven naar het gebruik van (interne) sociale media als communicatiekanaal. Het gebruik van Enterprise sociale media veranderd het hele communicatielandschap. Het is daarbij van belang dat bijvoorbeeld een oplossing wordt gevonden daar waar organisaties al gebruikelijk e-mails archiveren of daar waar een bedrijfsproces wordt ondersteund met het gebruik van sociale media. Geldt dit ook voor Nederland? Jazeker, bijvoorbeeld voor bedrijven die in Amerika zaken doen en zich daarbij moeten kunnen verantwoorden zoals wet-en regelgeving dit daar voorschrijft. Wilt u meer weten over het gebruik van Enterprise Sociale Media. Hier kunt u het volledige rapport downloaden: Gartner_enterprise social_cover 1
Download Gartner Paper
 

Webarchivering bij de centrale overheid, een rapport van de Erfgoedinspectie

Daar waar de afgelopen jaren vele gemeentelijke organisaties zijn begonnen met het opbouwen van een websitearchief, daar blijft de centrale overheid achter. Deze week publiceerde de Erfgoedinspectie een helder rapport over de stand van zaken op het gebied van website en sociale media archivering. Wij hopen dat dit rapport aanleiding geeft voor deze organisaties om te starten met archiveren van hun website en sociale media uitingen. Opvallende stellingname in het rapport is hoewel de bedrijven (zoals wij) zeggen duurzaam toegankelijk en conform de Archiefwet te archiveren, dit niet onafhankelijk vast te stellen is. Wij nodigen de verantwoordelijken uit om via een benchmark maar eens vast te stellen wat nodig is voor het archiveren van websites. Onlangs won PageFreezer een Europese aanbesteding waarin zeer nauwgezet de eisen waren geformuleerd waaraan de oplossing moest voldoen. Inderdaad is het zo dat de Archiefwet uit 1995 niet in detail spreekt over het hoe te archiveren, dat is een gegeven. Maar in andere landen wordt toch ook het nodige gedaan. Zo archiveert PageFreezer voor diverse overheidsorganisaties in Europa en doen we dit ook voor vele gemeentes in Amerika, waaronder Nashville en Sacramento. Op basis hiervan kan een actualisatie van eisen worden gemaakt, de ervaringen van de KB kunnen hierin worden meegenomen om zo te komen tot een set van eisen. Iedereen kan bij ons een kijkje in de keuken krijgen! Specifiek voor sociale media archivering willen wij nog een aanvullende opmerking over het rapport maken. Bijna alle bekende sociale media kanalen publiceren een API. Met deze techniek kan de archivering volledig uitgevoerd worden, inclusief het plaatsen van een gegarandeerd tijd en datumstempel. Ons inziens past sociale media archivering dan ook in het pallet van archivering in het kader van de Archiefwet. Betekent dit nog weer langer onderzoek doen en wachten op de resultaten? Wat ons betreft niet: met internationale uitwisselformaten als WARC kan nu al gestart worden met het archiveren en later overgestapt naar die omgeving die het beste aansluit op de eisen en wensen. Lees hier meer over het rapport van de Erfgoedinspectie          

PageFreezer archiveert nu ook Nextdoor

Nextdoor is een snelgroeiend social media platform dat gebruikt wordt om informatie in buurten/wijken te delen. Nextdoor is een gesloten community waarvoor je je moet aamelden. Het motto is: voor een betere en veilige buurt.  Voor een helpende hand, het aanbieden van goederen,belangrijke alerts of gewoon voor gezelligheid in de buurt. In Amerika is Nextdoor al flink ingeburgerd. Amerikaanse gemeenten informeren hun burgers via dit kanaal over gebeurtenissen die de wijk betreffen. Hier neemt het gebruik ook hand over hand toe. Reden voor PageFreezer om ook dit platform op te nemen in de lijst van sociale media kanalen die met behulp van een API worden gearchiveerd. thumb_nextdoor Hiermee voegt PageFreezer alweer een nieuw kanaal toe aan de inmiddels lange lijst van sociale media kanalen die worden gearchiveerd, waaronder LinkedIn, You Tube, Instagram, Pinterest en Tumblr en natuurlijk Twitter en Facebook.